Упфр в острогожском районе сообщает, что в случае выбора работником электронной книжки, нельзя откладывать надолго выдачу на руки бумажной трудовой книжки

УПФР в Острогожском районе сообщает, что в случае выбора работником электронной книжки, нельзя откладывать надолго выдачу на руки бумажной трудовой книжки.

Допустим, работник в заявлении изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку. Пункт 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ предписывает в этом случае выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку, в которой имеется запись о выборе ЭТК. При этом правила внесения такой записи и порядок выдачи трудовой книжки тем, кто отказался от бумажного варианта документа, пока не установлены. Рискнем представить свою версию.

Срок, в течение которого нужно отдать трудовую книжку сотруднику, изъявившему желание перейти на ЭТК, в Законе N 439-ФЗ не определен. Однако указано, что после передачи этой книжки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. А значит, в интересах работодателя как можно скорее выдать этот документ.

Сделать это надо до наступления любого из событий, сведения о которых положено вносить в трудовую книжку, - перевода, увольнения, поощрения и т.п. Иначе работодатель окажется перед неразрешимой дилеммой: с одной стороны, он должен вписать эти сведения в бумажную трудовую книжку, так как еще не освобожден от ответственности за ее ведение. А с другой стороны, работник уже подал заявление о переходе на электронный вариант трудовой книжки и, значит, в бумажном варианте не должно появляться новых сведений. Поэтому нужно успеть отдать трудовую книжку до того дня, когда в нее придется вносить какую-либо запись.

Таким образом, лучше выдать трудовую книжку сотруднику, подавшему заявление о переходе на ЭТК, в максимально короткие сроки. В идеале - "день в день", то есть непосредственно в день получения такого заявления.

Если заявление поступило от работника, который находится в отпуске или на бюллетене, работает на дому или по другой причине отсутствует в офисе, то решение о порядке выдачи трудовой книжки нужно принимать с учетом конкретных обстоятельств. Но при этом лучше не пересылать трудовую книжку по почте. Ведь этот способ можно применять при выдаче документов уволенному сотруднику, если имеется его письменное согласие (ст. 84.1 ТК РФ). Однако Закон N 439-ФЗ четко говорит, что трудовую книжку нужно выдать на руки, не предусматривая иных вариантов. Поэтому, если точно известно, что сотрудник, изъявивший желание перейти на ЭТК, не приступит к работе в ближайшее время, советуем направить ему письменное уведомление о необходимости получить на руки трудовую книжку. Также можно организовать доставку трудовой книжки курьером с передачей документа лично в руки сотрудника. При этом он должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что получил этот документ.

Перед выдачей бумажной трудовой книжки в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. Поскольку конкретный вид такой записи не утвержден, лучше использовать формулировки, предусмотренные в Законе N 439-ФЗ. Соответственно, в трудовую книжку можно внести следующую запись: "Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации".

Поскольку законодательно не установлено иное, данная запись должна оформляться по аналогии с заключительной записью при увольнении сотрудника. Это значит, что сведения о подаче заявления вносятся в графу 3 книжки на строчку, следующую за предшествующей записью, без указания в графах 1 и 2 даты и номера текущей записи. Дату заявления тоже вписывать не надо.

О необходимости заверять данную запись подписью работодателя и самого работника в Законе N 439-ФЗ ничего не сказано. В то же время подобное заверение (в том числе с проставлением печати работодателя при ее наличии) не будет нарушением. Так что, как говорится, кашу маслом не испортишь. После этого в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается заверенная подписью работника отметка о выдаче трудовой книжки.

На главную страницу